Durante mi tiempo en el gobierno, gaste mucho de mi tiempo trabajando en contratos y procesando los pagos basados en los términos de estos contratos. Maneje contratos multianuales para proyectos de comunidades, revisé contratos para proyectos de vivienda, aprobé contratos de comunidades y redacté contratos para servicios y proyectos de TI. Este trabajo llevaba mucho tiempo pero era esencial, porque mucho del dinero que gastaba mi departamento se canalizaba en función de los contratos y sus términos.
El dinero del gobierno se mueve a través de contratos. Una gran porción del tiempo del equipo se lo lleva la negociación, creación y administración de esos contratos. Y algunos contratos, acuerdos de desarrollo, construcción de viviendas o desarrollo de comunidades son acuerdos multianuales y multimillonarios que es difícil dar seguimiento. Una gran parte de las responsabilidades requiere de gran capacidad intelectual de tu personal.
Si tu departamento administra grandes proyectos y trabaja con diferentes fuentes de financiamiento, la administración de contenido es esencial. Una solución de Contenido Empresarial (ECM) puede manejar y preservar los archivos del proyecto y ayudarte a asegurar el cumplimiento de las normas. Pero los aspectos especiales de la administración de contratos, su complejidad y las conexiones con la administración de tus proyectos son lo suficientemente valiosos para justificar una inversión en una solución de Contenido Empresarial aunque solo sea para la gestión del proceso de contratos.
He encontrado tres áreas particularmente complejas de la gestión de contratos que, en retrospectiva, pudieron haber sido simplificadas, optimizadas y mejoradas con una Solución de Gestión de Contenido Empresarial.
Asegure el enrutamiento y la revisión, y obtenga los términos correctos.
La redacción de contratos que obliguen a una entidad gubernamental es un verdadero reto. Debe obtener el valor del dinero público invertido y que debe ser traducido en términos del contrato que muestren claramente los entregables. Y no ayuda cuando los contratos contratos más complicados son los más valiosos y que pueden ser multianuales Lidiar con el cláusulas repetitivas que requieren las entidades estatales y los patrocinadores, significa que deberá vigilar que nada quede fuera. En este caso, es esencial una revisión a detalle.
Con ECM, la misma automatización de workflow que nos asegura que todos vean y firmen el contrato, también puede simplificar el proceso de completar todas las cláusulas requeridas en un contrato. ¿Cuánto tiempo de su personal se ahorraría?
Renovar (y finalizar) los contratos dentro del periodo de tiempo determinado.
Los contratos de proyecto necesitan extenderse, las no renovaciones deben documentarse y cualquier contrato con términos favorables debe ser extendido dentro de los plazos requeridos. Gran parte de mi trabajo de contratos involucró extensiones de contratos para proyectos comunitarios que necesitaron más tiempo del planeado. La parte engañosa era asegurarse de no perder el fin del contrato, el cual podría requerir un proceso mucho más complicado que revivir el contrato en sí. Si el contrato no se reactivaba, no se podrían gastar los fondos del proyecto, además de hacer más lenta nuestra tasa de gasto, enfureciendo con esto a los miembros que financiaban el proyecto y a la comunidad del proyecto.
¿Alguna vez ha encontrado un contrato que expiró pero que el concesionario sigue pidiendo fondos? ¿Ha perdido la fecha de la finalización de un contrato cuando el gerente del proyecto se fue? ¿Se ha reducido su personal, creando una carga de trabajo imposible para administrar los muchos detalles de los proyectos comunitarios?
La administración de contenido empresarial puede ayudarle a cuidar las fechas límite para su personal y notificarles a ellos, y sus gerentes, cuando es requerida una renovación.
Conserve los contratos y el resto de documentos y comunicaciones.
Ocasionalmente, un proyecto puede ser reasignado a mi. Para estar listo para administrar este contrato, debo dedicar horas buscando documentos. Algunas veces, los documentos – o incluso el contrato con el que trabajo – se pierde, o incluso peor, se pierde el rastro de la correspondencia y los correos entre el departamento y la comunidad. Puede que no tenga toda la información acerca del significado del contrato más allá de los términos. Y que cualquier interpretación provista por los anteriores gerentes de proyecto podría perderse también. Asumir el control del proyecto en esta situación fue un momento incómodo.
La gestión de contenido empresarial puede asegurar que toda la correspondencia se conserve. Esto es esencial, ya que usted será calificado por la integridad y completitud del archivo y es posible que deba consultar los documentos posteriores al contrato para estar seguro de que el proyecto cumpla con los términos del contrato. Con una solución de Contenido Empresarial, usted no almacena, usted administra. Y se hace con toda la información relevante.
Una solución de gestión de contratos respaldada por un ECM se hace cargo de los aspectos más engorrosos de la gestión de contratos, liberando las cargas de trabajo de su personal. Con un software de flujos de trabajo integrado que guíe a su personal y con todos los documentos e información bien resguardados, el ECM puede ser la razón por la que sus auditores comiencen enviar cartas elogiando la buena gestión de acuerdos y cláusulas.
Articulo original: Three ways contract management software pays for your ECM investment
