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U na solución de gestión de contenido (CMS) te ayudará a optimizar tus procesos empresariales permitiendo integrar los expedientes electrónicos durante la ejecución y garantizando su integridad. Una CMS te ayudará a implementar flujos de trabajo para la revisión y aprobación, de información y documentos permitiendo así tener una completa visibilidad de tus procesos.

Con SimpliFile recibirás una asesoría de forma personalizada por parte de nuestro equipo de consultores, quienes analizarán y entenderán de la mano con tu equipo los procesos empresariales, con el principal objetivo de diseñar e implementar las soluciones que respondan a todas las problemáticas actuales dentro de tus procesos.

Las ventajas de contar con una solución de gestión de contenido son:

https://www.onbase.com/es-MX/producto/plataforma-onbase/onbase 

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Captura

Gestión

Acceso

Integración

Análisis y Medición

Almacenamiento

Es la parte inicial de un proceso documental, en la cual sin importar el formato en el que se encuentren los documentos (electrónico o en papel), una solución CMS se encarga de centralizarlos en un solo repositorio electrónico permitiendo extraer y/o clasificar rápidamente la información necesaria.

Escaneo de documentos físicos. De acuerdo a tus procesos se podría adecuar la digitalización de documentos desde el punto en el que se origina, permitiéndole a tus usuarios que sean ellos quienes los escanean o bien implementar un proceso de recepción y digitalización masiva de documentos con lo cual se lograrían ahorros de tiempo y reducción de costos asociados al manejo de documentos en papel.

Importación documentos electrónicos.Integra automáticamente a tu proceso los documentos electrónicos en su formato original (pdf, xml, .xls, etc.) y directamente de las aplicaciones que utilizan tus usuarios. Con una solución de gestión de contenido podrás importar desde un correo electrónico, una fotografía tomada desde un dispositivo móvil, hasta recibir los documentos e información que se origine en las aplicaciones que hoy en día utilizas en tu negocio.

Extracción de datos de sus documentos. Otra ventaja de contar con una solución de gestión de contenido (CMS), es que se pueden extraer los datos de los documentos al momento de la importación, adicionalmente al contar desde un inicio con los datos de cada documento es posible realizar validaciones automáticas de la información dentro de su contenido y con los datos existentes en el sistema, al contar con estas validaciones se obtendrán ahorros de tiempo y dinero al compararlo contra una captura y validación manual de datos.

Con una solución de gestión de contenido lograras combinar la administración de documentos, datos y procesos en una sola plataforma automatizando las tareas repetitivas, de manera que la información fluirá a través de la organización permitiendo a tus empleados enfocarse en la toma de decisiones.

Documentos. Trabaje de forma electrónica con el contenido importante, independientemente del formato. Permita que los usuarios realicen búsquedas de documentos fácilmente, utilizando las carpetas digitales y los archivadores para mantener el contenido organizado. Administre de manera eficaz las revisiones y versiones, firmas electrónicas y creación de documentos en forma automática para distribuirlos a clientes y socios.

Procesos. Implementar un ciclo de vida documental optimizará tus procesos empresariales, reduciendo el tiempo de procesamiento y aumentando la productividad de los empleados. Con un CMS puedes automatizar tareas predecibles o tus reglas de negocio, puedes detectar automáticamente las excepciones a tu proceso y asignar tareas a las personas correctas en el momento adecuado para la toma de decisiones. Mediante el CMS puede enviar automáticamente notificaciones, realizar aprobaciones desde cualquier dispositivo y distribuir la carga de trabajos importantes, aumentando así la eficiencia y manteniendo la fluidez de los procesos.

Datos. Al contar con la información extraída y validada de sus documentos, el CMS le permite crear aplicaciones basadas en datos para la gestión de casos dentro de sus procesos, reemplazando bases de datos anticuadas, hojas de cálculo compartidas, sistemas heredados. Reduciendo la implementación de soluciones genéricas o personalizadas para áreas tales como procesos de incorporación de recursos humanos, administración de proveedores, investigación de fraude, gestión de contratos, entre otros.

Con una solución de gestión de contenido los usuarios podrán acceder a los documentos e información de manera fácil y rápida mediante cualquier plataforma; móvil, de escritorio, web, o incluso desde las aplicaciones empresariales que utilizan diariamente.

 

Podrás mejorar el acceso a la información mediante la integración del CMS con los sistemas dentro de tu empresa, una solución de gestión de contenido te ofrece una variedad de métodos de integración:

Acceso a la información y documentos desde las aplicaciones empresariales. Los usuarios tendrán acceso a toda la información que necesitan desde sus aplicaciones empresariales. Además podrán hacer uso de la misma para iniciar automáticamente procesos dentro de la solución de gestión de contenido, como por ejemplo crear documentos de manera automática o activar flujos de trabajo.

Intercambio de datos entre el CMS y tus soluciones empresariales. Optimiza el flujo de información dentro de tu empresa, brindando a tus usuarios una interfaz que permite a las aplicaciones intercambiar los datos y actualizarlos cuando sea requerido. Al integrar las aplicaciones a nivel de datos, nos aseguramos de que la información en todos tus sistemas este actualiza, validada y homologada.

Una solución de gestión de contenido te ofrece la visibilidad en tiempo real de tus procesos documentales y la posibilidad de generar reportes para análisis y seguimiento de métricas permitiéndote así tomar las medidas necesarias en el momento que se requieran.

Tableros de Control (Dashboards)

Monitoreo. Podrás diseñar paneles de información interactivos a través de los cuales contarás con información en tiempo real sobre el estado de tus procesos documentales, adicionalmente estos paneles podrán incluir la información del resto de tus sistemas empresariales, obteniendo como resultado tableros de control que te permitirán tener una visibilidad de 360° de tu proceso.

Auditoría.  Por medio de los tableros de control podrás contar con un panorama real y actualizado acerca de la información faltante, desactualizada o vencida dentro de tu proceso. En adición la solución CMS te permitirá otorgarle a tus auditores internos y externos, herramientas enfocadas a las labores de auditoría dentro de la misma solución, reduciendo así los tiempos de ejecución y posibles errores en la información que se entrega.

Reportes. Por medio de la solución de gestión de contenido podrás contar con informes acerca de tus procesos documentales y los resultados de los mismos a través de una interfaz de usuario intuitiva que además te permitirá exportarlos a hojas de cálculo e incluso generar tus propios reportes.

Una CMS te ayudará a resolver los problemas de resguardo y administración del contenido en diferentes bases de datos y ubicaciones de almacenamiento.

Resguardo. Al contar con una solución CMS podrás estar tranquilo con el resguardo de tus documentos ya que estos se almacenarán en una ubicación segura utilizando diferentes métodos de encriptación, además podrás configurar rutinas para la creación de tus respaldos sin necesidad de adquirir herramientas adicionales

Retención. Podrás configurar tus propias reglas de retención de documentos y eliminarlos de manera segura cuando sea necesario en cumplimiento con las normativas que apliquen para tu proceso.

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