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Tres formas en las que un software de gestión de contratos pagaría por su inversión en ECM

lunes, 07 septiembre 2020 por SimpliFile

Durante mi tiempo en el gobierno, gaste mucho de mi tiempo trabajando en contratos y procesando los pagos basados en los términos de estos contratos. Maneje contratos multianuales para proyectos de comunidades, revisé contratos para proyectos de vivienda, aprobé contratos de comunidades y redacté contratos para servicios y proyectos de TI. Este trabajo llevaba mucho tiempo pero era esencial, porque mucho del dinero que gastaba mi departamento se canalizaba en función de los contratos y sus términos.

El dinero del gobierno se mueve a través de contratos. Una gran porción del tiempo del equipo se lo lleva la negociación, creación y administración de esos contratos. Y algunos contratos, acuerdos de desarrollo, construcción de viviendas o desarrollo de comunidades son acuerdos multianuales y multimillonarios que es difícil dar seguimiento. Una gran parte de las responsabilidades requiere de gran capacidad intelectual de tu personal.

Si tu departamento administra grandes proyectos y trabaja con diferentes fuentes de financiamiento, la administración de contenido es esencial. Una solución de Contenido Empresarial (ECM) puede manejar y preservar los archivos del proyecto y ayudarte a asegurar el cumplimiento de las normas. Pero los aspectos especiales de la administración de contratos, su complejidad y las conexiones con la administración de tus proyectos son lo suficientemente valiosos para justificar una inversión en una solución de Contenido Empresarial aunque solo sea para la gestión del proceso de contratos.

He encontrado tres áreas particularmente complejas de la gestión de contratos que, en retrospectiva, pudieron haber sido simplificadas, optimizadas y mejoradas con una Solución de Gestión de Contenido Empresarial.

Asegure el enrutamiento y la revisión, y obtenga los términos correctos.

La redacción de contratos que obliguen a una entidad gubernamental es un verdadero reto. Debe obtener el valor del dinero público invertido y que debe ser traducido en términos del contrato que muestren claramente los entregables. Y no ayuda cuando los contratos contratos más complicados son los más valiosos y que pueden ser multianuales Lidiar con el cláusulas repetitivas que requieren las entidades estatales y los patrocinadores, significa que deberá vigilar que nada quede fuera. En este caso, es esencial una revisión a detalle.

Con ECM, la misma automatización de workflow que nos asegura que todos vean y firmen el contrato, también puede simplificar el proceso de completar todas las cláusulas requeridas en un contrato. ¿Cuánto tiempo de su personal se ahorraría?

Renovar (y finalizar) los contratos dentro del periodo de tiempo determinado.

Los contratos de proyecto necesitan extenderse, las no renovaciones deben documentarse y cualquier contrato con términos favorables debe ser extendido dentro de los plazos requeridos. Gran parte de mi trabajo de contratos involucró extensiones de contratos para proyectos comunitarios que necesitaron más tiempo del planeado. La parte engañosa era asegurarse de no perder el fin del contrato, el cual podría requerir un proceso mucho más complicado que revivir el contrato en sí. Si el contrato no se reactivaba, no se podrían gastar los fondos del proyecto, además de hacer más lenta nuestra tasa de gasto, enfureciendo con esto a los miembros que financiaban el proyecto y a la comunidad del proyecto.

¿Alguna vez ha encontrado un contrato que expiró pero que el concesionario sigue pidiendo fondos? ¿Ha perdido la fecha de la finalización de un contrato cuando el gerente del proyecto se fue? ¿Se ha reducido su personal, creando una carga de trabajo imposible para administrar los muchos detalles de los proyectos comunitarios?

La administración de contenido empresarial puede ayudarle a cuidar las fechas límite para su personal y notificarles a ellos, y sus gerentes, cuando es requerida una renovación.

Conserve los contratos y el resto de documentos y comunicaciones.

Ocasionalmente, un proyecto puede ser reasignado a mi. Para estar listo para administrar este contrato, debo dedicar horas buscando documentos. Algunas veces, los documentos – o incluso el contrato con el que trabajo – se pierde, o incluso peor, se pierde el rastro de la correspondencia y los correos entre el departamento y la comunidad. Puede que no tenga toda la información acerca del significado del contrato más allá de los términos. Y que cualquier interpretación provista por los anteriores gerentes de proyecto podría perderse también. Asumir el control del proyecto en esta situación fue un momento incómodo.

La gestión de contenido empresarial puede asegurar que toda la correspondencia se conserve. Esto es esencial, ya que usted será calificado por la integridad y completitud del archivo y es posible que deba consultar los documentos posteriores al contrato para estar seguro de que el proyecto cumpla con los términos del contrato. Con una solución de Contenido Empresarial, usted no almacena, usted administra. Y se hace con toda la información relevante.

Una solución de gestión de contratos respaldada por un ECM se hace cargo de los aspectos más engorrosos de la gestión de contratos, liberando las cargas de trabajo de su personal. Con un software de flujos de trabajo integrado que guíe a su personal y con todos los documentos e información bien resguardados, el ECM puede ser la razón por la que sus auditores comiencen enviar cartas elogiando la buena gestión de acuerdos y cláusulas.

Articulo original: Three ways contract management software pays for your ECM investment

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  • Publicado en ECM, Gestión de Contenido, Procesos
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5 formas de recuperar tu proceso de administración de contratos

lunes, 24 agosto 2020 por SimpliFile

En años recientes, hemos puesto más atención en la gestión de contratos como una forma efectiva de administrar el creciente énfasis que las organizaciones deben poner en la gestión del rendimiento, el riesgo de reputación y el cumplimiento normativo.

La gestión de contratos toca a toda la organización, desde ventas y marketing hasta el departamento de adquisiciones y recursos humanos. Pero muchas compañías no se percatan de lo criticó que la gestión de contratos es para el negocio en sí. La Asociación Internacional para la Administración Comercial y de Contratos (IACCM por sus siglas en ingles) indica que una deficiente administración de contratos puede afectar los resultados de una organización hasta en un nueve por ciento.

¿Qué puede llevar a un ineficiente proceso de contratos? Muchas cosas. Procesos manuales, insuficiente visibilidad de las cargas de trabajo y los pasos del proceso, una deficiencia de controles y contrapesos, y la falta de estandarización complican un proceso de por sí ya complejo.

Entonces, ¿Como podrían los gerentes de los departamentos legales y los administradores de contratos gestionar eficientemente todas las piezas en constante movimiento así como al personal involucrado? En un webinar reciente con la IACCM (International Association for Contract & Commercial Management) y Sherry Odle, gerente senior de contrataciones en Hyland, se discutió precisamente esto.

A continuación, presentamos cinco formas de tomar el control de su proceso de administración de contratos.

1. Establecer un repositorio centralizado.

Tener silos de información y datos desconectados es un problema común y recurrente cuando hablamos de la administración de contratos, lo que nos lleva a negociaciones, revisiones y aprobaciones mal gestionadas. Es muy frecuente que los contratos y documentos de soporte se almacenan en carpetas compartidas separadas en la red de la empresa, archiveros y bandejas individuales, impidiendo la visibilidad de los gerentes a los contratos y documentos relacionados. 

Almacenar la información de los contratos en un repositorio centralizado mejora la transparencia, seguridad y capacidad de búsquedas del proceso de gestión de contratos. Las mejores soluciones cuentan con opciones de seguridad flexibles para personalizar las configuraciones de quien puede acceder a la información del contrato y la capacidad de crear identificadores de contrato únicos para facilitar las búsquedas y recuperación de documentos. 

De hecho, una investigación realizada por Aberdeen Group encontró recientemente que el 75% de las compañías top en sus respectivos ramos, cuentan con un repositorio de contratos en el que se pueden realizar búsquedas, manteniendo más del 75% de sus contratos dentro.

2. Crea controles a los contratos.

Los procesos de muchas compañías no cuentan con estandarización y controles para gestionar efectivamente la creación y negociación de contratos. Con una falta de controles y revisiones, asegurar que los empleados utilicen la versión más reciente de los contratos es un gran desafío. Esto también puede poner en riesgo a la organización. Cuando los procesos no están formalizados, el departamento legal puede tener problemas alcanzando las expectativas de las unidades de negocio involucradas. 

Al implementar los controles en el lugar correcto, se asegura que los empleados creen los contratos de forma consistente y que se pueda monitorear y administrar las negociaciones. Busque soluciones que permitan crear las plantillas de contratos estándar para la creación de contratos y restringir el acceso solo al personal autorizado de ciertos departamentos (p.e. legal) 

Contar con hojas de términos estandarizados es otra característica que ayuda a monitorear y administrar las concesiones posteriores a la firma del contrato. Al almacenar términos y condiciones adicionales junto con el registro del contrato, no se perderá la información.

Con una solución de administración de contratos automatizada, los términos negociados pueden automáticamente iniciar otro proceso en otras áreas de la organización. Por ejemplo: si una se acuerda una disposición de no volver a contratar, después de la firma del contrato, el administrador del contrato recibirá una notificación para comunicarse con Recursos Humanos.

3. Automatizar. Automatizar. Automatizar.

Las tareas manuales, el tiempo utilizado esperando firmas, y cambiar las reglas de autorización frecuentemente crean cuellos de botella en el proceso y prolongan los tiempos de ejecución. Los procesos ineficientes pueden bloquear el accionar del departamento legal con requerimientos sin calificar, requiriendo que los empleados capacitados malgasten el tiempo buscando información en lugar de aprovechar su tiempo en tareas que otorguen valor al proceso. 

Las mejores compañías en su ramo por lo regular cuentan con el doble de pasos automatizados dentro de su proceso de gestión de contratos, de acuerdo con The Aberdeen Group. La automatización de los aspectos clave del proceso de gestión de contratos ayuda a escapar de lo que normalmente se conoce como el “hoyo negro de la contratación”, donde los participantes internos tenen limitada o cero visibilidad dentro del proceso, requerimientos y plazos del proceso. 

Las soluciones basadas en gestión de casos son ideales, ya que admiten los solicitudes estandarizadas, procesos de aprobación, notificaciones proactivas y asignaciones de tareas basadas en los datos del contrato. Las soluciones exitosas ayudan a mejorar la colaboración e incluir beneficios como la capacidad de preguntar, dirigir y mantener rastro de las preguntas del empleado y conversaciones relacionadas con contratos individuales.

4. Ejecutar electrónicamente.

Esperar por la aprobación del contrato y firmas presenta retos para ambos ciclos; tiempo y seguridad. En muchos casos, los departamentos de seguridad pasan horas comparando documentación, correos y copias de los contratos originales palabra por palabra, y una validación nada sencilla de firmas. Esto es especialmente doloroso a fin de mes, cuando ventas y contabilidad deben esperar de revisiones prolongadas para poder iniciar nuevas órdenes. 

Puedes mejorar la eficiencia y seguridad en la ejecución de contratos integrando su solución de contratos con firmas electrónicas y soluciones en la nube de firma electrónica. Estas aplicaciones permiten a ambas partes procesar contratos de forma segura y sin problemas, desde la nube si así lo desea, lo que permite a los altos ejecutivos, que suelen estar ocupados, iniciar sesión a través de sus dispositivos móviles. Los contratos que requieran de una firma se bloquean, eliminando la necesidad de revisiones manuales y automáticamente enviándolo a la persona indicada una vez que haya sido firmada, reduciendo o eliminando los cuellos de botella.

5. Dar seguimiento proactivo a renovaciones y vencimientos.

Las mejores empresas de su ramo renuevan el 56 por ciento de los contratos y renegocian el 49 por ciento de los contratos anualmente, más del doble que los demás, según Aberdeen Group. Desafortunadamente, muchos departamentos legales deben rastrear manualmente las fechas de vencimiento y renovación en hojas de cálculo poco eficientes, que pueden no reflejar la información más reciente y deben revisarse manualmente cada que se aproxima la fecha de expiración.

En general, la visibilidad limitada de las solicitudes de contrato, la carga de trabajo y las tareas asignadas provoca el incumplimiento de los plazos y la pérdida de oportunidades de renegociación.

Una solución de gestión de contratos exitosa ayuda a mejorar la visibilidad e impulsa los ahorros en los contratos al realizar un seguimiento automático de las fechas de renovación y vencimiento y avisar a los administradores con notificaciones oportunas. Estas soluciones también proporcionan informes en tiempo real para que los gerentes estén siempre al tanto de qué contratos están dentro del proceso y en qué etapa.

Las soluciones basadas en la gestión de casos ayudan a los departamentos legales a mejorar la eficiencia, la transparencia y el control de sus procesos mediante la gestión de todo el ciclo de vida del contrato como un proyecto o un «caso».

De hecho, en Hyland se adopta este enfoque. Reduciendo el tiempo promedio de firma para todas las partes involucradas y se han entregado más del 98 por ciento de todos los contratos en 2015 dentro de las fechas de entrega comprometidas.

Hemos recuperado nuestro proceso de gestión de contratos. ¡Tú también puedes!

Articulo original: 5 ways to take back your contract management process.

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¿Cómo gestionan la aprobación de facturas de proveedores?

lunes, 10 agosto 2020 por SimpliFile

El departamento de cuentas por pagar depende de que los aprobadores de facturas realicen bien su trabajo para que las cuentas sean pagadas. Si una factura queda atascada en el proceso de aprobación, seguramente tendrá un retraso su pago, y se perderán posibles descuentos por pronto pago si el área de Cuentas por Pagar no es capaz de monitorear y remediar este problema a tiempo. Los pagos a destiempo pueden resultar en proveedores disgustados, lo cual es malo para su negocio.

Incluso podría ser peor, al no ser capaz de controlar quien puede autorizar una factura puede resultar que sea autorizado por una persona indebida o que en realidad no se tenga la certeza de que sea una factura legítima la que se esté pagando. Esto conlleva a fraudes, pagos duplicados o pagos incrementados.

Darle a Cuentas por Pagar la capacidad de hacer su trabajo depende de qué tan eficiente sea el proceso de aprobación, la transparencia de esta parte del proceso puede es un requerimiento indispensable para cualquier solución del proceso de facturación.

Para probar esta teoría, Hyland Software, en colaboración con el Instituto de Finanzas y Administración (IOFM), encuestaron a más de 300 profesionales de Cuentas por Pagar para saber cual es la visibilidad y control que tienen sobre su proceso. Comparamos esta información con el nivel de automatización de proceso de Cuentas por Pagar para saber si las soluciones de software hacen más sencillo esto o no.

Hemos realizado dos preguntas importantes:

  • Dado su proceso de facturación actual, ¿Qué tan fácil o difícil es configurar o modificar reglas de negocio para agregar o quitar autorizadores?
  • Contemplando su proceso de autorización de facturas, ¿Qué tan bueno es el monitoreo y seguimiento de los aprobadores fuera del área de CxP?

Agregando y Removiendo Aprobadores

Particularmente en grandes organizaciones, donde es frecuente que haya rotación de personal y se agregan nuevos proveedores todo el tiempo, la agilidad en el proceso es la clave. 

Esto es lo que informaron los participantes, relacionado con el nivel de automatización de las cuentas por pagar.

¿Qué tan fácil o difícil es configurar o modificar reglas de negocio para agregar o quitar autorizadores?

Nivel de Automatización

Significativo
Fácil
54%
Neutral
19%
Difícil
27%
Moderado
Fácil
36%
Neutral
41%
Difícil
23%
Limitado
Fácil
33%
Neutral
29%
Difícil
38%

Más de la mitad de los encuestados con un alto grado de automatización en sus procesos mencionaron que el proceso es sencillo para ellos. Aquellos con un moderado o limitado grado de automatización reportaron que emplean un tercio del tiempo del proceso. Para aquellos participantes con un bajo nivel de automatización, el reto es real – casi cuatro de cada diez de ellos respondieron que agregar o quitar aprobadores es difícil o muy difícil. 

¿Cómo afecta esto a las organizaciones con bajos niveles de automatización? 

Agregar o quitar nuevos aprobadores puede ser un proceso difícil; uno que tome mucho tiempo y esfuerzo. Esa dificultad puede resultar en facturas mal catalogadas hacia el aprobador erróneo e ignoradas, o archivadas para que no molesten al aprobador. En otro posible caso, Cuentas por Pagar puede retener las facturas hasta que los nuevos aprobadores se agreguen al proceso, resultando en retrasos en los pagos.

Seguimiento a Aprobaciones Fuera de CxP

La siguiente pregunta que se le hizo a los encuestados se refiere a la capacidad que tienen de monitorear el involucramiento en proceso de aprobación de cuentas por pagar de otros departamentos. Esto debiera ser un asunto bastante sencillo: Detectar cualquier factura en el proceso y encontrar dónde está el cuello de botella.

¿Se encuentra alguien fuera de la oficina? ¿Ha habido algún cambio de responsables en el proceso y el departamento de Cuentas por Pagar no está enterado? ¿La factura fue enviada a la persona equivocada? ¿Existe algún problema con los bienes o servicios recibidos? 

Le preguntamos a los encuestados que evaluaran su percepción de las interacciones en el proceso de aprobación del personal que no pertenece al departamento de CxP durante el procesamiento de la factura y la clasificaron como completo, parcial o ninguno.

¿Qué tan bueno es el monitoreo y seguimiento de los aprobadores fuera del área de CxP?

Nivel de Automatización

Significativo
Completo
43%
Parcial
31%
Ninguno
26%
Moderado
Completo
24%
Parcial
50%
Ninguno
26%
Limitado
Completo
22%
Parcial
37%
Ninguno
41%

Una vez más, podemos observar que las organizaciones con un alto grado de automatización del proceso tienen una ventaja significativa, de hecho, son capaces de monitorear a los aprobadores que no son del departamento de Cuentas por Pagar con el doble de eficiencia que aquellos que tienen menor grado de automatización. 

Y otra vez, aquellos con un bajo grado de automatización tienen que ir cuesta arriba, más del 40% de ellos reportan que no tienen la capacidad de rastrear estas actividades. 

La Automatización es Muy Importante

Dada la importancia de las aprobaciones oportunas, tener transparencia en el seguimiento y reglas de negocio del proceso de facturación es primordial. Si el departamento de Cuentas por Pagar no cuenta con esta información, no puede funcionar en su mejor nivel. 

Mientras que es tranquilizante tener una mayor automatización y tener un mejor control y cumplimiento en el proceso de pagos, ¿Es esto suficiente? Recuerde que inclusive aquellas organizaciones con una automatización significativa indicaron que modificar aprobadores es fácil o extremadamente fácil solo la mitad de las veces, y que no hay seguimiento de algunos aprobadores fuera del departamento de Cuentas por Pagar para una cuarta parte de los encuestados en este mismo grupo. 

Eso es preocupante.

Automatizar el proceso de Cuentas por Pagar debería hacer que este proceso sea muy simple, pero no siempre lo es. Si este es su caso, es tiempo de que se pregunte:

¿Su proceso de Cuentas por Pagar está fuera de control?

Solución de CxP

Lo invitamos a conocer nuestra solución de Cuentas por Pagar y como puede ayudarle a resolver todas las problemáticas aquí descritas.
De Clic Aquí

Articulo Original: How well do you manage invoice approvals?

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¿Cómo puede ayudar un sistema de gestión de contenido a tu empresa?

jueves, 30 julio 2020 por SimpliFile

Los Sistemas de Gestión de Contenido (CMS por sus siglas en ingles) proporcionan soluciones y estrategias que ayudan a las organizaciones a administrar la interacción entre PERSONAS,  PROCESOS, Y TECNOLOGÍA.

A través de un CMS podrás centralizar tu contenido empresarial más importante en una ubicación segura y así consultar la información relevante cuando la necesites sin importar donde te encuentres, permitiendo aumentar tu productividad, mejorar el servicio al cliente y eliminar riesgos  de perdida de información a través de los departamentos o de toda tu empresa.

Una plataforma CMS te permitirá optimizar procesos como:

  • Recursos Humanos
  • Cuentas por pagar
  • Gestión de Contratos

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