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Por medio de la digitalización de documentos podrás contar con tus expedientes de forma digital, lo cual te permitirá recuperar espacio, evitar el maltrato de tus documentos, y a tener nuevas opciones tecnológicas para compartir, localizar y consultar expedientes y documentos.

En SimpliFile, brindamos un servicio de digitalización de acuerdo a tus necesidades, en donde nuestros expertos realizan un diagnóstico previo con cada cliente para identificar qué tipo de proceso de digitalización se debe seguir, con base el tipo de archivo (Activo, transición o histórico), tipo de documento (hojas, identificaciones, planos, libros, etc.), agrupación de tus documentos, tipo de papel, entre otros.

Algunos beneficios de la digitalización de documentos son:

Ahorro de dinero

Reduce el pago de renta de espacios físicos, personal y consumibles.

Optimización de espacio

Recupera espacio en tu oficina para tu operación.

Respuesta inmediata a los requerimientos de documentos.

Ahorra tiempo y esfuerzo para localizar un expediente o documento.

además un expediente digital cuenta con mayores medidas de seguridad contra el robo de información.

Almacenamiento seguro y centralizado.

Resguarda tus documentos en un solo repositorio digital y proporciona un acceso seguro a ellos.

Almacenamiento en la nube

  • Almacenamiento en la nube. Permite a tus usuarios acceder a los documentos desde cualquier lugar a través de una aplicación en línea con acceso seguro y controlado.

Automatización de procesos documentales

Al contar con tus documentos en formato digital, es posible hacer uso de plataformas tecnológicas que te ayuden con la gestión de tus documentos a lo largo de su ciclo de vida, tales como revisiones y aprobaciones.

Nuestro proceso de digitalización se apega a las mejores prácticas:

1._Recolección

Nos encargamos de recolectar tus documentos en papel.

2._Recepción

Validamos el estado y la cantidad de documentos recibidos.

3._Reparación

Se depuran los documentos para ser procesados (eliminación de medios de sujeción).

4._Digitalización

Convertimos tus documentos en papel a formato digital.

5._Indexación

Captura de datos clave para una mejor organización e identificación de los documentos, esta etapa puede ser apoyada por el reconocimiento óptico de caracteres, mejor conocido como OCR (Optical Character Recognition).

6._Reintegración

Se regresan los documentos al estado en que fueron recibidos.

7._Entrega

 Una vez reintegrados los documentos trasladamos todos los expedientes en físicos al punto donde fueron recolectados.

8._Calidad

Durante todas las etapas se realiza un monitoreo para asegurar la correcta ejecución del proceso.

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