Nuestros servicios

Especialistas en la gestión de contenido

¡Permítanos ayudarlo a construir una solución documental que agregue valor para el éxito de su empresa!

Implementación de Expedientes Digitales

¿Tus documentos físicos ocupan mucho espacio?

¿Documentos perdidos o dañados?

¿Ocupas mucho tiempo en encontrar un documento?

¿Pagas multas por no contar con la documentación y/o información disponible a tiempo?

A través de un expediente digital reducirás la pérdida de documentos e incrementará la confiabilidad en tus expediente lo cual te permitirá contar con los documentos y su contenido en el momento que se necesite y además esto te ayudará a reducir el espacio físico dedicado al almacenamiento de tus documentos y reducir su maltrato. En SimpliFile, asesoramos de forma personalizada a nuestros clientes analizando y entendiendo en conjunto sus expedientes generados durante sus procesos empresariales e implementando las mejores estrategias para un expediente digital.

 

 

Las ventajas de contar con un expediente electrónico son:

Acceso

Desde cualquier ubicación, al utilizar medios digitales para resguardar un expediente podrías no tener restricciones de lugar y tiempo, lo cual brinda a los usuarios de los expedientes acceso, consulta y el trabajo con documentos desde cualquier punto.

Localización

Localiza documentos en menor tiempo, con un expediente digital estructurado se podrán realizar búsquedas de documentos de forma más rápida y efectiva logrando presentar información en menor tiempo a clientes, autoridades, o solicitantes de documentos.

Integridad

Integridad del expediente, una de las principales problemáticas de los expedientes físicos es la pérdida y maltrato a la que se encuentra expuesto ya que puede haber pérdida de documentos, daños o bien pueden traspapelarse documentos, con el expediente digital se resguarda de manera segura incluso en formatos que solo sean de consulta y limiten a edición del expediente y con ello el uso del expediente físico se reduce de forma significativa.

Uso

Uso de expedientes por varias personas, un expediente electrónico tiene la característica de que puede ser usado por diferentes personas al mismo tiempo si necesidad de generar copias de documentos esto se podría realizar sin necesidad de perder tiempo en el traslado de documentos de un sitio a otro, o inversiones de tiempo y de personal en actividades de gestión del archivo.

Ahorro

Ahorro en espacio y costos en almacenamiento físico, el operar procesos con documentos físicos nos obliga a mantenerlos en resguardo por largos periodos de tiempo, lo cual repercute en un costo incremental, con un expediente digital estos costos se pueden ver considerablemente reducidos.

Seguridad

Seguridad en tus documentos e información, un expediente digital te permitirá crear diferentes roles de usuario controlando así quien consulta los documentos con base a su rol, además un expediente digital cuenta con mayores medidas de seguridad contra el robo de información.

Automatización de Procesos Documentales

¿Tus procesos actuales requieren generar un expediente electrónico?
¿Tienes la seguridad de que los expedientes generados dentro de tus procesos se encuentran completos?
¿Tus procesos empresariales actualmente presentan retrasos y/o errores durante su ejecución a causa del uso de documentos físicos?
¿Tus documentos requieren ser revisados y aprobados por diferentes personas dentro de tus procesos empresariales?

 

 

Una solución de gestión de contenido (CMS) te ayudará a optimizar tus procesos empresariales permitiendo integrar los expedientes electrónicos durante la ejecución y garantizando su integridad. Una CMS te ayudará a implementar flujos de trabajo para la revisión y aprobación, de información y documentos permitiendo así tener una completa visibilidad de tus procesos.

Con SimpliFile recibirás una asesoría de forma personalizada por parte de nuestro equipo de consultores, quienes analizarán y entenderán de la mano con tu equipo los procesos empresariales, con el principal objetivo de diseñar e implementar las soluciones que respondan a todas las problemáticas actuales dentro de tus procesos.

Conoce las ventajas de contar con una solución de gestión de contenido

Captura

Es la parte inicial de un proceso documental, en la cual sin importar el formato en el que se encuentren los documentos (electrónico o en papel), una solución CMS se encarga de centralizarlos en un solo repositorio electrónico permitiendo extraer y/o clasificar rápidamente la información necesaria

 

 

 

Escaneo de documentos físicos

De acuerdo a tus procesos se podría adecuar la digitalización de documentos desde el punto en el que se origina, permitiéndole a tus usuarios que sean ellos quienes los escanean o bien implementar un proceso de recepción y digitalización masiva de documentos con lo cual se lograrían ahorros de tiempo y reducción de costos asociados al manejo de documentos en papel,

Importación documentos electrónicos.

Integra automáticamente a tu proceso los documentos electrónicos en su formato original (pdf, xml, .xls, etc.) y directamente de las aplicaciones que utilizan tus usuarios. Con una solución de gestión de contenido podrás importar desde un correo electrónico, una fotografía tomada desde un dispositivo móvil, hasta recibir los documentos e información que se origine en las aplicaciones que hoy en día utilizas en tu negocio.

Extracción de datos de sus documentos.

Otra ventaja de contar con una solución de gestión de contenido (CMS), es que se pueden extraer los datos de los documentos al momento de la importación, adicionalmente al contar desde un inicio con los datos de cada documento es posible realizar validaciones automáticas de la información dentro de su contenido y con los datos existentes en el sistema, al contar con estas validaciones se obtendrán ahorros de tiempo y dinero al compararlo contra una captura y validación manual de datos.

Gestión

Con una solución de gestión de contenido lograras combinar la administración de documentos, datos y procesos en una sola plataforma automatizando las tareas repetitivas, de manera que la información fluirá a través de la organización permitiendo a tus empleados enfocarse en la toma de decisiones.

 

 

 

 

Documentos

Trabaje de forma electrónica con el contenido importante, independientemente del formato. Permita que los usuarios realicen búsquedas de documentos fácilmente, utilizando las carpetas digitales y los archivadores para mantener el contenido organizado. Administre de manera eficaz las revisiones y versiones, firmas electrónicas y creación de documentos en forma automática para distribuirlos a clientes y socios.

 

Procesos

Implementar un ciclo de vida documental optimizará tus procesos empresariales, reduciendo el tiempo de procesamiento y aumentando la productividad de los empleados. Con un CMS puedes automatizar tareas
predecibles o tus reglas de negocio, puedes detectar automáticamente las excepciones a tu proceso y asignar tareas a las personas correctas en el momento adecuado para la toma de decisiones. Mediante el CMS puede enviar automáticamente notificaciones, realizar aprobaciones desde cualquier dispositivo y distribuir la carga de trabajos importantes, aumentando así la eficiencia y manteniendo la fluidez de los procesos.

 

Datos

Al contar con la información extraída y validada de sus documentos, el CMS le permite crear aplicaciones basadas en datos para la gestión de casos dentro de sus procesos, reemplazando bases de datos anticuadas, hojas de cálculo compartidas, sistemas heredados. Reduciendo la implementación de soluciones genéricas o personalizadas para áreas tales como procesos de incorporación de recursos humanos, administración de proveedores, investigación de fraude, gestión de contratos, entre otros.

Acceso

Con una solución de gestión de contenido los usuarios podrán acceder a los documentos e información de manera fácil y rápida mediante cualquier plataforma; móvil, de escritorio, web, o incluso desde las aplicaciones empresariales que utilizan diariamente.

 

 

 

 

Integración

Podrás mejorar el acceso a la información mediante la integración del CMS con los sistemas dentro de tu empresa, una solución de gestión de contenido te ofrece una variedad de métodos de integración:

 

 

 

 

Acceso a la información y documentos desde las aplicaciones empresariales

Los usuarios tendrán acceso a toda la información que necesitan desde sus aplicaciones empresariales. Además podrán hacer uso de la misma para iniciar automáticamente procesos dentro de la solución de gestión de contenido, como por ejemplo crear documentos de manera automática o activar flujos de trabajo.

Intercambio de datos entre el CMS y tus soluciones empresariales.

Optimiza el flujo de información dentro de tu empresa, brindando a tus usuarios una interfaz que permite a las aplicaciones intercambiar los datos y actualizarlos cuando sea requerido. Al integrar las aplicaciones a nivel de datos, nos aseguramos de que la información en todos tus sistemas este actualiza, validada y homologada.

Análisis y Medición.

Una solución de gestión de contenido te ofrece la visibilidad en tiempo real de tus procesos documentales y la posibilidad de generar reportes para análisis y seguimiento de métricas permitiéndote así tomar las medidas necesarias en el momento que se requieran.

 

Tableros de Control (Dashboards)

Monitoreo

Podrás diseñar paneles de información interactivos a través de los cuales contarás con información en tiempo real sobre el estado de tus procesos documentales, adicionalmente estos paneles podrán incluir la información del resto de tus sistemas empresariales, obteniendo como resultado tableros de control que te permitirán tener una visibilidad de 360° de tu proceso.

 

 

Auditoría

Por medio de los tableros de control podrás contar con un panorama real y actualizado acerca de la información faltante, desactualizada o vencida dentro de tu proceso. En adición la solución CMS te permitirá otorgarle a tus auditores internos y externos, herramientas enfocadas a las labores de auditoría dentro de la misma solución, reduciendo así los tiempos de ejecución y posibles errores en la información que se entrega.

Reportes

Por medio de la solución de gestión de contenido podrás contar con informes acerca de tus procesos documentales y los resultados de los mismos a través de una interfaz de usuario intuitiva que además te permitirá exportarlos a hojas de cálculo e incluso generar tus propios reportes.

 

Almacenamiento

Una CMS te ayudará a resolver los problemas de resguardo y administración del contenido en diferentes bases de datos y ubicaciones de almacenamiento.

Resguardo

Al contar con una solución CMS podrás estar tranquilo con el resguardo de tus documentos ya que estos se almacenarán en una ubicación segura utilizando diferentes métodos de encriptación, además podrás configurar rutinas para la creación de tus respaldos sin necesidad de adquirir herramientas adicionales.

 

Retención

Podrás configurar tus propias reglas de retención de documentos y eliminarlos de manera segura cuando sea necesario en cumplimiento con las normativas que apliquen para tu proceso.

Poliza de soporte OnBase

¿Cuentas con la plataforma de OnBase en tu empresa?
¿Necesitas ayuda con tu instalación de OnBase?
¿Tu soporte actual satisface tus expectativas en cuanto a calidad y tiempo?
¿Cuentas con el soporte necesario para dar mantenimiento a tu sistema a un precio accesible?
¿Consideras que actualmente pagas altos costos por pequeños cambios dentro de tu solución de OnBase?

Una plataforma como OnBase necesita de un mantenimiento preventivo, correctivo y ajustes de acuerdo a la evolución de tus proceso o cambios en tu organización, por lo que es necesario contar con el respaldo de un equipo técnico con los conocimientos y disponibilidad que te apoyen en estas tareas.

En SimpliFile desarrollamos una póliza de soporte que te ayudará a dejar de preocuparte por estos mantenimientos. Permite que nuestro equipo de especialistas se encargue de todas estas tareas:

 

Mantenimiento preventivo

Nos encargamos de planificar y ejecutar de manera recurrentes tareas de mantenimiento con el objetivo de asegurar el correcto funcionamiento de la plataforma de OnBase.

Estas son las tareas que conformar el mantenimiento preventivo:

  1. Depuración de Logs de Datos de OnBase.
  2. Document Maintenance.
  3. Mantenimiento a documentos de sistema.
  4. Liberación de licencias de usuario.
  5. Reporte de uso y espacio de almacenamiento en los servidores.
  6. Mantenimiento a documentos transitorios (Bk, Errores, Processed).
  7. Monitoreo a servicios satelitales de la plataforma (Web Services, Windows Services, Schedulers, Distribution Service).
  8. Reporte de uso de licencias y usuarios.

Mantenimiento correctivo

A través de un ticket de soporte generado por tus usuarios, nos encargamos de resolver las incidencias de operación originadas en la plataforma de OnBase, clasificándose para su mejor atención de la siguiente manera:

  1. Problemas de uso
  2. Problemas de configuración
  3. Problemas de infraestructura
    Sumado a la clasificación anterior se identifica el nivel de atención en base al impacto en la operación:

    a. Impacto a un solo usuario
    b. Impacto a un proceso completo
    c. Impacto a toda la plataforma

 

 

Cambios menores

Aquellos ajustes que no impliquen un cambio significativo dentro de la solución podrán ser realizados por nuestro equipo de soporte sin costo adicional, algunos ejemplos de estos cambios son:

- Creación y asignación de nuevas keywords
- Ajuste a las reglas actuales de workflow
- Modificaciones a reportes existentes

 

Digitalización Documental

 

 

¿Te falta espacio en tu archivo físico?
¿Tus expedientes se están maltratando?
¿Dedicas mucho tiempo a localizar un documento?
¿Pierdes información con el paso del tiempo?
¿Pierdes documentos por el manejo de expedientes en papel?

Por medio de la digitalización de documentos podrás contar con tus expedientes de forma digital, lo cual te permitirá recuperar espacio, evitar el maltrato de tus documentos, y a tener nuevas opciones tecnológicas para compartir, localizar y consultar expedientes y documentos.

En SimpliFile, brindamos un servicio de digitalización de acuerdo a tus necesidades, en donde nuestros expertos realizan un diagnóstico previo con cada cliente para identificar qué tipo de proceso de digitalización se debe seguir, con base el tipo de archivo (Activo, transición o histórico), tipo de documento (hojas, identificaciones, planos, libros, etc.), agrupación de tus documentos, tipo de papel, entre otros.

Algunos beneficios de la digitalización de documentos son:

Ahorro de dinero. Reduce el pago de renta de espacios físicos, personal y consumibles.
Optimización de espacio. Recupera espacio en tu oficina para tu operación.
Respuesta inmediata a los requerimientos de documentos. Ahorra tiempo y esfuerzo para localizar un expediente o documento.
Almacenamiento seguro y centralizado. Resguarda tus documentos en un solo repositorio digital y proporciona un acceso seguro a ellos.
Almacenamiento en la nube. Permite a tus usuarios acceder a los documentos desde cualquier lugar a través de una aplicación en línea con acceso seguro y controlado.
Automatización de procesos documentales. Al contar con tus documentos en formato digital, es posible hacer uso de plataformas tecnológicas que te ayuden con la gestión de tus documentos a lo largo de su ciclo de vida, tales como revisiones y aprobaciones.

Nuestro proceso de digitalización se apega a las mejores prácticas:

1. Recolección. Nos encargamos de recolectar tus documentos en papel.
2. Recepción. Validamos el estado y la cantidad de documentos recibidos.
3. Preparación. Se depuran los documentos para ser procesados (eliminación de medios de sujeción)
4. Digitalización. Convertimos tus documentos en papel a formato digital.
5. Indexación. Captura de datos clave para una mejor organización e identificación de los documentos, esta etapa puede ser apoyada por el reconocimiento óptico de caracteres, mejor conocido como OCR (Optical Character Recognition).
6. Reintegración. Se regresan los documentos al estado en que fueron recibidos.
7. Entrega. Una vez reintegrados los documentos trasladamos todos los expedientes en físicos al punto donde fueron recolectados.
8. Calidad. Durante todas las etapas se realiza un monitoreo para asegurar la correcta ejecución del proceso.

 

Captura de Datos

 

 

¿Cuentas con un área especializada a la captura de datos o utilizas a personal asignado a otros cargos para llevar a cabo esta tarea?
¿Cuánto tiempo dedica tu personal a la captura de información?
¿Conoces el costo y tiempo en el que incurres por reprocesar información a causa de errores de captura por el personal asignado?

 

 

 

Dentro del día a día en las empresas uno de los procesos en los que menos atención se presta es la captura de datos, por lo que normalmente se asigna a personal de otras áreas y cargos sin validar su habilidad de captura, es muy común incurrir en errores lo que finalmente recae de manera indirecta en un alto costo y tiempo de procesamiento.

Actualmente existen especialistas en captura de datos que en conjunto con herramientas tecnológicas logran optimizar este proceso, permitiendo a las organizaciones utilizar de mejor forma el tiempo de su equipo de trabajo para que este se concentre en tareas de valor para la organización.

 

En SimpliFile contamos con las herramientas tecnológicas y con un equipo de especialistas y brindamos a nuestros clientes el servicio de captura de datos directamente en sus instalaciones (in house) o en nuestra oficinas.

Algunos procesos de captura más comunes son:

 

Captura de datos manual

Existen algunos procesos donde la captura de información se tiene que realizar de manera manual y repetitiva, por lo que es indispensable asignar a personal especializado que nos ayude a reducir el margen de error y el tiempo de procesamiento.

- Órdenes de compra
- Facturas
- Pólizas contables
- Documentos personales
- Encuestas
- Captura de información en estructura de base de datos

Captura de datos automatizada

A través de herramientas tecnológicas de gestión documental y reconocimiento óptico (OCR/ICR/OMR) es posible automatizar la captura y extracción de datos, así como la clasificación de documentos. Este servicio es implementado en procesos como:
- Facturas electrónicas
- Encuestas
- Expedientes de proveedores
- Directorio de contactos
- Documentos de Intercambio Electrónico de Datos (EDIFACT, XML, ANSI
ASC X12, TXT, etc.)

¡Comunícate con nosotros!

 

 

 

 

Copyright © 2020 SimpliFile Solutions . Todos los derechos reservados. by MW Marketing

SUBIR