En años recientes, hemos puesto más atención en la gestión de contratos como una forma efectiva de administrar el creciente énfasis que las organizaciones deben poner en la gestión del rendimiento, el riesgo de reputación y el cumplimiento normativo.

La gestión de contratos toca a toda la organización, desde ventas y marketing hasta el departamento de adquisiciones y recursos humanos. Pero muchas compañías no se percatan de lo criticó que la gestión de contratos es para el negocio en sí. La Asociación Internacional para la Administración Comercial y de Contratos (IACCM por sus siglas en ingles) indica que una deficiente administración de contratos puede afectar los resultados de una organización hasta en un nueve por ciento.

¿Qué puede llevar a un ineficiente proceso de contratos? Muchas cosas. Procesos manuales, insuficiente visibilidad de las cargas de trabajo y los pasos del proceso, una deficiencia de controles y contrapesos, y la falta de estandarización complican un proceso de por sí ya complejo.

Entonces, ¿Como podrían los gerentes de los departamentos legales y los administradores de contratos gestionar eficientemente todas las piezas en constante movimiento así como al personal involucrado? En un webinar reciente con la IACCM (International Association for Contract & Commercial Management) y Sherry Odle, gerente senior de contrataciones en Hyland, se discutió precisamente esto.

A continuación, presentamos cinco formas de tomar el control de su proceso de administración de contratos.

1. Establecer un repositorio centralizado.

Tener silos de información y datos desconectados es un problema común y recurrente cuando hablamos de la administración de contratos, lo que nos lleva a negociaciones, revisiones y aprobaciones mal gestionadas. Es muy frecuente que los contratos y documentos de soporte se almacenan en carpetas compartidas separadas en la red de la empresa, archiveros y bandejas individuales, impidiendo la visibilidad de los gerentes a los contratos y documentos relacionados. 

Almacenar la información de los contratos en un repositorio centralizado mejora la transparencia, seguridad y capacidad de búsquedas del proceso de gestión de contratos. Las mejores soluciones cuentan con opciones de seguridad flexibles para personalizar las configuraciones de quien puede acceder a la información del contrato y la capacidad de crear identificadores de contrato únicos para facilitar las búsquedas y recuperación de documentos. 

De hecho, una investigación realizada por Aberdeen Group encontró recientemente que el 75% de las compañías top en sus respectivos ramos, cuentan con un repositorio de contratos en el que se pueden realizar búsquedas, manteniendo más del 75% de sus contratos dentro.

2. Crea controles a los contratos.

Los procesos de muchas compañías no cuentan con estandarización y controles para gestionar efectivamente la creación y negociación de contratos. Con una falta de controles y revisiones, asegurar que los empleados utilicen la versión más reciente de los contratos es un gran desafío. Esto también puede poner en riesgo a la organización. Cuando los procesos no están formalizados, el departamento legal puede tener problemas alcanzando las expectativas de las unidades de negocio involucradas. 

Al implementar los controles en el lugar correcto, se asegura que los empleados creen los contratos de forma consistente y que se pueda monitorear y administrar las negociaciones. Busque soluciones que permitan crear las plantillas de contratos estándar para la creación de contratos y restringir el acceso solo al personal autorizado de ciertos departamentos (p.e. legal) 

Contar con hojas de términos estandarizados es otra característica que ayuda a monitorear y administrar las concesiones posteriores a la firma del contrato. Al almacenar términos y condiciones adicionales junto con el registro del contrato, no se perderá la información.

Con una solución de administración de contratos automatizada, los términos negociados pueden automáticamente iniciar otro proceso en otras áreas de la organización. Por ejemplo: si una se acuerda una disposición de no volver a contratar, después de la firma del contrato, el administrador del contrato recibirá una notificación para comunicarse con Recursos Humanos.

3. Automatizar. Automatizar. Automatizar.

Las tareas manuales, el tiempo utilizado esperando firmas, y cambiar las reglas de autorización frecuentemente crean cuellos de botella en el proceso y prolongan los tiempos de ejecución. Los procesos ineficientes pueden bloquear el accionar del departamento legal con requerimientos sin calificar, requiriendo que los empleados capacitados malgasten el tiempo buscando información en lugar de aprovechar su tiempo en tareas que otorguen valor al proceso. 

Las mejores compañías en su ramo por lo regular cuentan con el doble de pasos automatizados dentro de su proceso de gestión de contratos, de acuerdo con The Aberdeen Group. La automatización de los aspectos clave del proceso de gestión de contratos ayuda a escapar de lo que normalmente se conoce como el “hoyo negro de la contratación”, donde los participantes internos tenen limitada o cero visibilidad dentro del proceso, requerimientos y plazos del proceso. 

Las soluciones basadas en gestión de casos son ideales, ya que admiten los solicitudes estandarizadas, procesos de aprobación, notificaciones proactivas y asignaciones de tareas basadas en los datos del contrato. Las soluciones exitosas ayudan a mejorar la colaboración e incluir beneficios como la capacidad de preguntar, dirigir y mantener rastro de las preguntas del empleado y conversaciones relacionadas con contratos individuales.

4. Ejecutar electrónicamente.

Esperar por la aprobación del contrato y firmas presenta retos para ambos ciclos; tiempo y seguridad. En muchos casos, los departamentos de seguridad pasan horas comparando documentación, correos y copias de los contratos originales palabra por palabra, y una validación nada sencilla de firmas. Esto es especialmente doloroso a fin de mes, cuando ventas y contabilidad deben esperar de revisiones prolongadas para poder iniciar nuevas órdenes. 

Puedes mejorar la eficiencia y seguridad en la ejecución de contratos integrando su solución de contratos con firmas electrónicas y soluciones en la nube de firma electrónica. Estas aplicaciones permiten a ambas partes procesar contratos de forma segura y sin problemas, desde la nube si así lo desea, lo que permite a los altos ejecutivos, que suelen estar ocupados, iniciar sesión a través de sus dispositivos móviles. Los contratos que requieran de una firma se bloquean, eliminando la necesidad de revisiones manuales y automáticamente enviándolo a la persona indicada una vez que haya sido firmada, reduciendo o eliminando los cuellos de botella.

5. Dar seguimiento proactivo a renovaciones y vencimientos.

Las mejores empresas de su ramo renuevan el 56 por ciento de los contratos y renegocian el 49 por ciento de los contratos anualmente, más del doble que los demás, según Aberdeen Group. Desafortunadamente, muchos departamentos legales deben rastrear manualmente las fechas de vencimiento y renovación en hojas de cálculo poco eficientes, que pueden no reflejar la información más reciente y deben revisarse manualmente cada que se aproxima la fecha de expiración.

En general, la visibilidad limitada de las solicitudes de contrato, la carga de trabajo y las tareas asignadas provoca el incumplimiento de los plazos y la pérdida de oportunidades de renegociación.

Una solución de gestión de contratos exitosa ayuda a mejorar la visibilidad e impulsa los ahorros en los contratos al realizar un seguimiento automático de las fechas de renovación y vencimiento y avisar a los administradores con notificaciones oportunas. Estas soluciones también proporcionan informes en tiempo real para que los gerentes estén siempre al tanto de qué contratos están dentro del proceso y en qué etapa.

Las soluciones basadas en la gestión de casos ayudan a los departamentos legales a mejorar la eficiencia, la transparencia y el control de sus procesos mediante la gestión de todo el ciclo de vida del contrato como un proyecto o un «caso».

De hecho, en Hyland se adopta este enfoque. Reduciendo el tiempo promedio de firma para todas las partes involucradas y se han entregado más del 98 por ciento de todos los contratos en 2015 dentro de las fechas de entrega comprometidas.

Hemos recuperado nuestro proceso de gestión de contratos. ¡Tú también puedes!

Articulo original: 5 ways to take back your contract management process.