El departamento de cuentas por pagar depende de que los aprobadores de facturas realicen bien su trabajo para que las cuentas sean pagadas. Si una factura queda atascada en el proceso de aprobación, seguramente tendrá un retraso su pago, y se perderán posibles descuentos por pronto pago si el área de Cuentas por Pagar no es capaz de monitorear y remediar este problema a tiempo. Los pagos a destiempo pueden resultar en proveedores disgustados, lo cual es malo para su negocio.

Incluso podría ser peor, al no ser capaz de controlar quien puede autorizar una factura puede resultar que sea autorizado por una persona indebida o que en realidad no se tenga la certeza de que sea una factura legítima la que se esté pagando. Esto conlleva a fraudes, pagos duplicados o pagos incrementados.

Darle a Cuentas por Pagar la capacidad de hacer su trabajo depende de qué tan eficiente sea el proceso de aprobación, la transparencia de esta parte del proceso puede es un requerimiento indispensable para cualquier solución del proceso de facturación.

Para probar esta teoría, Hyland Software, en colaboración con el Instituto de Finanzas y Administración (IOFM), encuestaron a más de 300 profesionales de Cuentas por Pagar para saber cual es la visibilidad y control que tienen sobre su proceso. Comparamos esta información con el nivel de automatización de proceso de Cuentas por Pagar para saber si las soluciones de software hacen más sencillo esto o no.

Hemos realizado dos preguntas importantes:

• Dado su proceso de facturación actual, ¿Qué tan fácil o difícil es configurar o modificar reglas de negocio para agregar o quitar autorizadores?
• Contemplando su proceso de autorización de facturas, ¿Qué tan bueno es el monitoreo y seguimiento de los aprobadores fuera del área de CxP?

Agregando y Removiendo Aprobadores

Particularmente en grandes organizaciones, donde es frecuente que haya rotación de personal y se agregan nuevos proveedores todo el tiempo, la agilidad en el proceso es la clave. 

Esto es lo que informaron los participantes, relacionado con el nivel de automatización de las cuentas por pagar.

¿Qué tan fácil o difícil es configurar o modificar reglas de negocio para agregar o quitar autorizadores?

Nivel de Automatización

Significativo
Fácil
54%
Neutral
19%
Difícil
27%
Moderado
Fácil
36%
Neutral
41%
Difícil
23%
Limitado
Fácil
33%
Neutral
29%
Difícil
38%

Más de la mitad de los encuestados con un alto grado de automatización en sus procesos mencionaron que el proceso es sencillo para ellos. Aquellos con un moderado o limitado grado de automatización reportaron que emplean un tercio del tiempo del proceso. Para aquellos participantes con un bajo nivel de automatización, el reto es real – casi cuatro de cada diez de ellos respondieron que agregar o quitar aprobadores es difícil o muy difícil. 

¿Cómo afecta esto a las organizaciones con bajos niveles de automatización? 

Agregar o quitar nuevos aprobadores puede ser un proceso difícil; uno que tome mucho tiempo y esfuerzo. Esa dificultad puede resultar en facturas mal catalogadas hacia el aprobador erróneo e ignoradas, o archivadas para que no molesten al aprobador. En otro posible caso, Cuentas por Pagar puede retener las facturas hasta que los nuevos aprobadores se agreguen al proceso, resultando en retrasos en los pagos.

Seguimiento a Aprobaciones Fuera de CxP

La siguiente pregunta que se le hizo a los encuestados se refiere a la capacidad que tienen de monitorear el involucramiento en proceso de aprobación de cuentas por pagar de otros departamentos. Esto debiera ser un asunto bastante sencillo: Detectar cualquier factura en el proceso y encontrar dónde está el cuello de botella.

¿Se encuentra alguien fuera de la oficina? ¿Ha habido algún cambio de responsables en el proceso y el departamento de Cuentas por Pagar no está enterado? ¿La factura fue enviada a la persona equivocada? ¿Existe algún problema con los bienes o servicios recibidos? 

Le preguntamos a los encuestados que evaluaran su percepción de las interacciones en el proceso de aprobación del personal que no pertenece al departamento de CxP durante el procesamiento de la factura y la clasificaron como completo, parcial o ninguno.

¿Qué tan bueno es el monitoreo y seguimiento de los aprobadores fuera del área de CxP?

Nivel de Automatización

Significativo
Completo
43%
Parcial
31%
Ninguno
26%
Moderado
Completo
24%
Parcial
50%
Ninguno
26%
Limitado
Completo
22%
Parcial
37%
Ninguno
41%

Una vez más, podemos observar que las organizaciones con un alto grado de automatización del proceso tienen una ventaja significativa, de hecho, son capaces de monitorear a los aprobadores que no son del departamento de Cuentas por Pagar con el doble de eficiencia que aquellos que tienen menor grado de automatización. 

Y otra vez, aquellos con un bajo grado de automatización tienen que ir cuesta arriba, más del 40% de ellos reportan que no tienen la capacidad de rastrear estas actividades. 

La Automatización es Muy Importante

Dada la importancia de las aprobaciones oportunas, tener transparencia en el seguimiento y reglas de negocio del proceso de facturación es primordial. Si el departamento de Cuentas por Pagar no cuenta con esta información, no puede funcionar en su mejor nivel. 

Mientras que es tranquilizante tener una mayor automatización y tener un mejor control y cumplimiento en el proceso de pagos, ¿Es esto suficiente? Recuerde que inclusive aquellas organizaciones con una automatización significativa indicaron que modificar aprobadores es fácil o extremadamente fácil solo la mitad de las veces, y que no hay seguimiento de algunos aprobadores fuera del departamento de Cuentas por Pagar para una cuarta parte de los encuestados en este mismo grupo. 

Eso es preocupante.

Automatizar el proceso de Cuentas por Pagar debería hacer que este proceso sea muy simple, pero no siempre lo es. Si este es su caso, es tiempo de que se pregunte:

¿Su proceso de Cuentas por Pagar está fuera de control?

Lo invitamos a conocer nuestra solución de Cuentas por Pagar y como puede ayudarle a resolver todas las problemáticas aquí descritas.
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Articulo Original: How well do you manage invoice approvals?